Gebruik deze checklist bij je websiteafspraken
Bij een nieuwe website lopen de domeinnaam, websitehosting en e-mail gemakkelijk door elkaar. Leg daarom per onderdeel vast wie eigenaar is, wie toegang heeft en wie wijzigingen uitvoert. Zo blijft duidelijk wie verantwoordelijk is vóór, tijdens en na de oplevering.
Deze checklist gaat over verantwoordelijkheden, toegang en overdracht. Het is geen domeinzoeker en geen vergelijking van websiteoffertes. Een domeinzoeker controleert de naam, status en registratiegegevens. Bij het vergelijken van offertes kijk je breder naar scope, beheer, eigendom en beëindiging.
1. Domeinnaam en registraraccount
Noteer de volledige domeinnaam, de registrar en de gegevens van de domeinhouder. Registreer het domein op naam van je bedrijf of jezelf, niet stilzwijgend op naam van een bureau. De domeinhouder en eigenaar van het registraraccount moeten herkenbaar bij jouw organisatie horen.
Bewaar de toegang tot het registraraccount in een zakelijk account met passende beveiliging. Leg vast wie wijzigingen mag aanvragen en wie bevestigingen ontvangt. Controleer ook of de gegevens van de domeinhouder actueel zijn. Bij een wijziging of verhuizing moet duidelijk zijn wie namens jouw organisatie handelt en welke toegang daarvoor nodig is.
2. Websitehosting en oplevering
Websitehosting zorgt ervoor dat je website online beschikbaar is. Noteer bij welke partij de website wordt gehost en wie het hostingaccount beheert. Leg ook vast wie verantwoordelijk is voor technische instellingen, beveiligingsupdates, back-ups, foutopsporing en support, voor zover deze taken bij de afspraak horen.
Vraag welke toegang je bij de oplevering krijgt en welke onderdelen je kunt meenemen als je later overstapt. Denk aan teksten, beelden, exports, ontwerpbestanden en documentatie. Spreek daarnaast af wie de inhoud aanlevert en wie wijzigingen verwerkt. Zo is duidelijk welke taken bij jou liggen en welke door een andere partij worden uitgevoerd.
3. Mailboxen en mailbeheer
E-mailhosting is een aparte dienst en hoort niet automatisch bij websitehosting. Noteer daarom welke partij de mailboxen beheert en wie toegang heeft tot het bijbehorende beheerpaneel. Leg vast wie wijzigingen aan de mailomgeving mag regelen.
Breng vóór een domeinwijziging in kaart welke e-maildiensten en mailinstellingen al actief zijn. Een websitekoppeling mag bestaande e-mail niet onbedoeld onderbreken. Laat wijzigingen aan mailinstellingen uitvoeren of bevestigen door de e-mailprovider. Verwijder zelf geen mailrecords en wijzig ze niet zonder gecontroleerde instructie.
4. Toegang, herstel en verantwoordelijke contactpersoon
Maak één overzicht van de accounts voor het domein, de hosting, de website en de e-mail. Vermeld per account de eigenaar, de verantwoordelijke contactpersoon, het zakelijke e-mailadres en de manier waarop toegang kan worden hersteld.
Deel geen persoonlijke inloggegevens als dat niet nodig is. Gebruik waar mogelijk afzonderlijke gebruikersrechten en passende beveiliging. Leg ook vast wie kan overnemen bij ziekte, vertrek of een storing. Controleer vóór de livegang of de verantwoordelijke persoon daadwerkelijk toegang heeft en de herstelgegevens kan gebruiken.
Noteer daarnaast wie wijzigingen mag aanvragen, wie ze uitvoert en wie controleert of de website en e-mail daarna blijven werken.
5. Verlenging, wijzigingen en overdracht
Noteer per dienst de verlengdatum, de partij die een herinnering verstuurt en de persoon die actie onderneemt. Vertrouw niet alleen op één mailbox of één medewerker. Leg ook een vervangende contactpersoon vast.
Spreek af hoe wijzigingen worden aangevraagd, wie ze uitvoert en wie de uitkomst controleert. Maak bij een overstap duidelijk wie de overdracht coördineert, welke bestanden en gegevens worden aangeleverd en wanneer de oude omgeving mag stoppen. Neem teksten en beelden mee in deze afspraak.
Controleer na een wijziging de hoofdwebsite, de www-variant, HTTPS, formulieren en de bereikbaarheid van e-mail. Een domein dat alleen in een formulier staat ingesteld, is geen bewijs dat de website correct bereikbaar is. Controleer daarom ook de publicatiestatus en de werking van de koppeling.
6. Korte checklist voor je websitebouwer
Leg vóór de start en vóór de livegang schriftelijk vast:
• De domeinhouder en registrar zijn benoemd.
• Het registraraccount staat op naam van jouw organisatie of jezelf.
• De hostingpartij en beheerder zijn bekend.
• De e-mailprovider en verantwoordelijke contactpersoon zijn bekend.
• Toegang, herstelgegevens en gebruikersrechten zijn gecontroleerd.
• Een verlengingsherinnering en vervangende contactpersoon zijn vastgelegd.
• Eigendom en overdracht van teksten, beelden en bestanden zijn besproken.
• Wijzigingen aan domein- en mailinstellingen worden door de juiste partij geregeld.
• Website, hoofd-URL, www-variant, HTTPS, formulieren en e-mail zijn getest.
Wil je weten hoe je je eigen domein aan een website koppelt? Bekijk dan de uitleg over je eigen domein koppelen. Daar staan de controles rond eigendom, DNS, HTTPS en publicatie bij elkaar.